Office Manager

Title: Office Manager Working time: Full TimeLocation: Paris Office Manager (H/F)PARIS 17 (75017)Publié le 24/08/2023 - offre n° 160HHQFPlug construit un écosystème d'hydrogène vert de bout en bout, depuis la production, le stockage et la livraison jusqu'à la production d'énergie, afin d'aider ses clients à atteindre leurs objectifs commerciaux et à décarboniser l'économie. Nous recherchons un.e office manager fiable et organisé.e pour rejoindre notre équipe à Paris. (Flexibilité possible sur un contrat temps plein ou partiel et possibilité de faire du télétravail)Le/la candidat.e retenu.e sera chargé.e de diverses tâches administratives afin d'assurer le bon fonctionnement de notre bureau situé dans le 17 arrondissement. Les responsabilités sont les suivantes : - Gérer le courrier et le distribuer aux services ou aux personnes concernés.- Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.- vérifier régulièrement le mobilier et l'équipement de bureau pour s'assurer qu'ils sont en bon état- Accueillir et aider les visiteurs, en leur fournissant les informations nécessaires et en les orientant vers le personnel approprié.- Gérer les appels téléphoniques et la correspondance (par exemple, les courriels, les lettres) - Participer à la prise de rendez-vous et à la coordination des réunions- Gérer des tâches administratives générales, telles que la saisie de données, l'archivage et la préparation de documents- Collaborer avec les membres de l'équipe pour soutenir divers projets et initiatives liées au bureau- Veiller à ce que les locaux du bureau soient propres, organisés et présentables à tout moment.- Respecter les protocoles de sécurité et assurer la confidentialité des informations sensibles. Les compétences demandées sont les suivantes : - Maîtrise du français et de l'anglais (à l'écrit et à l'oral)- Expérience confirmée dans un rôle de soutien administratif ou de bureau- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps- Souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.- Maîtrise des logiciels de bureautique (par exemple, MS Office, courrier électronique, feuilles de calcul)- Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication- Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision- Comportement professionnel et amical dans les relations avec les visiteurs et les collègues- Solides capacités de résolution des problèmes et approche proactive des tâches.Job Description:We are seeking a reliable and organized Office Manager to join our team in Paris. he successful candidate will be responsible for various administrative tasks to ensure the smooth operation of our office. The ideal candidate should be fluent in both French and English, possess excellent communication skills, and have a strong attention to detail.Responsibilities:Welcome and assist visitors, providing them with necessary information and directing them to the appropriate personnelHandle incoming and outgoing mail and distribute it to the respective departments/individualsManage phone calls and correspondence (e.g., emails, letters) in a professional and courteous mannerAssist in scheduling appointments and organizing meetingsPerform general administrative tasks, such as data entry, filing, and document processing related to purchase orders and paymentsSupport with travel arrangements as requiredCollaborate with team members to support various office-related projects and initiativesAdhere to security protocols and maintain confidentiality of sensitive informationMonitor and maintain office inventory and office suppliesEnsure the office premises are clean, organized, and presentable at all timesFirst point of contact to facility managementAssist with internal local communication as appropriateRepresent Plug Power in a professional manner at all times and in all interactionsPerform all other duties as assignedRequirements:Fluent in both French and English (written and verbal)Proven experience in an administrative or office support roleExcellent organizational and time management skillsStrong attention to detail and ability to multitask effectivelyProficient in using office software (e.g., MS Office, email, spreadsheets)Excellent interpersonal and communication skillsAbility to work independently with minimal supervisionProfessional and friendly demeanor when dealing with visitors and colleaguesStrong problem-solving abilities and a proactive approach to tasksMust possess the highest ethical standards and a commitment to work qualityIf you are interested in joining our team as a Part-Time Office Administrator and meet the requirements outlined above, we would love to hear from you. Please submit your resume, along with a cover letter, detailing your relevant experience and why you believe you would be a good fit for the position.Plug Power, Inc. is committed to creating a diverse environment and is proud to be an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, status as a protected veteran, or any other legally protected status.Estimated Base Salary Range:€0.00 - €0.00