Job Requisition ID #25WD92954La traduction en anglais se trouve plus bas!/The French translation se trouve plus bas!Description du posteNous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau à deux directeurs principaux de l'équipe Divertissement et médias. Ce poste va au-delà du soutien administratif traditionnel : vous serez un partenaire clé pour aider nos dirigeants et notre équipe à fonctionner efficacement et à rester concentrés sur l'essentiel. Vous accomplirez un large éventail de tâches, gérerez des détails de nature confidentielle et critique, tout en utilisant votre expérience pour anticiper les problèmes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'équipe.ResponsabilitésAssistance de directionGérer les agendas, planifier les réunions et coordonner les déplacementsSuivre les dépenses des cadres et générer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgétaires et les échéancesCollaborer avec l'équipe de direction, si nécessaire, pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les comptes rendus de réunion, suivre les mesures à prendre et assurer le suivi des livrablesPlanifier et coordonner les événements et les réunions virtuels et en personne, sur site et à l'extérieur, y compris la préparation des documents de réunion, la logistique, le lieu, les activités et la restaurationGérer les alias de messagerie, les listes de distribution et les répertoires partagés, y compris la gestion des autorisationsCollaborer de manière irréprochable avec les autres administrateurs de l'équipe de direction pour planifier les réunions et coordonner les événements à l'échelle de l'organisationPeut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifsGestion de la main-d'œuvre temporaireCollaborer avec les équipes d'externalisation sur les commandes de personnel, les contrats et veiller à la conformité localeÉmettre des bons de commande, vérifier les factures et traiter les paiements pour les coûts et les dépenses liés à la main-d'œuvre temporaireApprovisionnementUtiliser le portail Supplier Central pour émettre des bons de commande, intégrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du début à la finServir de personne de contact pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifsQualifications minimalesLicence3 à 5 ans d'expérience dans le soutien aux cadres supérieurs dans un environnement multinational en constante évolutionExcellentes compétences en matière de gestion du temps, d'organisation et de multitâche. Compréhension du fait que ce poste n'est pas un emploi classique de 9 h à 17 hCapacité à s'adapter à un environnement en constante évolution et à de nouveaux processus et responsabilitésCapacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les délaisMaîtrise de la suite Microsoft Office, des systèmes d'exploitation Mac et Windows et des applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePointAucune appréhension vis-à-vis des outils d'IA et capacité à les utiliser avec aisance. Compétences techniquesSolides compétences en communication interpersonnelle et écrite/verbale en anglaisCapacité et volonté de se déplacer pour assister à des événements ou à des réunions internes, au niveau local et international, selon les besoinsEn raison de la répartition géographique de notre équipe, vous serez parfois amené à travailler en dehors des heures de bureau habituellesDiscrétion et expérience dans le traitement d'informations sensibles et confidentiellesLe candidat idéalFait preuve d'initiative et est autonome, capable de travailler avec un minimum de supervisionExcelle dans la gestion de projets complexes et dans l'obtention de résultats, tant de manière indépendante qu'en collaborationAime établir des relations de travail positives à tous les niveaux et dans toutes les régionsTrès organisé, soucieux du détail et capable de jongler avec plusieurs responsabilitésAccepte le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiquesComprend la valeur de l'intégrité et de l'honnêteté sur le lieu de travail et s'approprie son travail-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Position Overview We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to (2) Senior Directors in the Entertainment & Media team. This role goes beyond traditional admin support — you’ll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team. Responsibilities Executive SupportManage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangementsTracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlinesCollaborate with the Leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverablesPlan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and cateringMaintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissionsCollaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide eventsMay serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management Contingent Workforce ManagementCollaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local complianceRaise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expensesProcurementUtilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finishMay serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset managementMinimum Qualifications Bachelor’s degree3-5 years’ experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environmentExceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilitiesProven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlinesProficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePointNot afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvyStrong interpersonal and written/verbal communication skills in EnglishAble and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as requiredDue to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hoursDiscreet and experienced in handling sensitive and confidential information. The Ideal Candidate Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervisionExcels at managing complex projects and delivering results both independently and collaborativelyEnjoys building positive working relationships across all levels and geographiesHighly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilitiesEmbraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environmentsUnderstands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their workLearn More / Plus d'informationAbout Autodesk / À propos d’AutodeskWelcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software – from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.We take great pride in our culture here at Autodesk – it’s at the core of everything we do. Our culture guides the way we work and treat each other, informs how we connect with customers and partners, and defines how we show up in the world.When you’re an Autodesker, you can do meaningful work that helps build a better world designed and made for all. Ready to shape the world and your future? Join us!Bienvenue chez Autodesk ! Nos logiciels créent chaque jour des choses extraordinaires : des bâtiments les plus écologiques aux voitures les plus propres, en passant par les usines les plus intelligentes et les films à succès. Nous aidons les innovateurs à concrétiser leurs idées, transformant non seulement la façon dont les choses sont fabriquées, mais aussi ce qui peut l’être. Nous sommes très fiers de notre culture chez Autodesk ; elle est au cœur de tout ce que nous faisons. Notre culture guide notre façon de travailler et de nous comporter les uns envers les autres, influence nos interactions avec nos clients et nos partenaires, et définit notre image au monde. En tant qu’Autodeskien, vous pouvez accomplir un travail significatif qui contribue à bâtir un monde meilleur, conçu et réalisé pour tous. Prêt à façonner le monde et votre avenir ? Rejoignez-nous !Salary transparency / Transparence salarialeSalary is one part of Autodesk’s competitive compensation package. Offers are based on the candidate’s experience and geographic location. In addition to base salaries, our compensation package may include annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock grants, and a comprehensive benefits package.Le salaire est l'un des éléments du programme de rémunération concurrentiel d'Autodesk. Pour les postes basés au Canada (Colombie-Britannique), nous proposons un salaire de base compris entre X et X dollars. Les offres sont basées sur l'expérience et la situation géographique du candidat et peuvent dépasser cette fourchette. En plus du salaire de base, notre programme de rémunération peut inclure des primes annuelles en espèces, des commissions pour les postes commerciaux, des attributions d'actions et un ensemble complet d'avantages sociaux.Diversity & Belonging / Diversité et appurtenanceWe take pride in cultivating a culture of belonging where everyone can thrive. Learn more here: https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belongingNous sommes fiers de cultiver une culture d’appartenance où chacun peut s’épanouir. Pour en savoir plus, cliquez ici : https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belongingAre you an existing contractor or consultant with Autodesk? Êtes-vous un sous-traitant ou un consultant existant d’Autodesk ?Please search for open jobs and apply internally (not on this external site).Veuillez rechercher des emplois vacants et postuler à l’interne (pas sur ce site externe).
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