Job Requisition ID #24WD80383Présentation du poste êtes-vous passionné(e) par la création d'expériences inoubliables? Vous épanouissez-vous dans des environnements dynamiques et excellez-vous à gérer chaque détail à la perfection ? Autodesk est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice de l’expérience événementielle en milieu de travail, dévoué(e) et dynamique, pour se joindre à notre équipe de Montréal. Ce rôle est essentiel pour s’assurer que nos événements - à la fois hors site et sur site - sont exécutés de manière irréprochable, laissant une impression durable sur tous les participants.Le titulaire de ce poste travaillera dans nos bureaux de Montréal et relèvera du gestionnaire du milieu de travail de Montréal. Responsabilités Gestion des événements : être le principal point de contact pour tous les besoins liés aux événements, en veillant à ce que l’expérience soit la meilleure possibleCoordination : gérer tous les éléments des exigences des événements, y compris les menus, la signalisation, l’aménagement des salles, l’audiovisuel, la comptabilité, les VIP, le stationnement et les activités hors siteLogistique : sécuriser et gérer les espaces de réunion, en s’assurant qu’ils répondent aux besoins du groupeLiaison : assurer la liaison avec les fournisseurs, les équipes audiovisuelles et la comptabilité, en veillant à ce que la coordination et la facturation se fassent sans heurtsPréparation : rencontrer les hôtes de l’événement 4 à 6 semaines avant l’événement pour coordonner les activités et la restaurationExécution : superviser les événements, en fournissant des comptes rendus détaillés et en distribuant au personnel des documents sur le déroulement de l’événementCohérence : défendre les normes, les modèles d’événements et les guides de vente pour assurer la cohérence dans tous les espaces Autodesk Conference Experience (ACE)Commentaires et rapports : contrôler le retour d’information, analyser les données et créer des rapports pertinents afin d’améliorer continuellement les servicesGestion du budget : compiler les budgets finaux et veiller à ce qu’ils soient correctement introduits dans les outils et tableaux de bord pertinentsResponsabilités en milieu de travailSoutien à la stratégie événementielle : défendre et soutenir tous les aspects de la stratégie, de la planification et de l’exécution des événements en milieu de travailCommunication : mettre à jour les sites SharePoint internes et fournir des informations aux organisateurs potentiels d’événementsInnovation : piloter de nouvelles initiatives pour automatiser, étendre et rationaliser les services événementielsInfluence sur les médias sociaux : devenir l’influenceur du site Autodesk de Montréal sur les médias sociaux, en stimulant l’engagement grâce à un contenu créatif sur Slack, MS Teams et les courrielsRôles de soutien : servir d’appui à la réception et au coordinateur du milieu de travail, en aidant à l’installation de l’équipement audiovisuel et à d’autres tâches administrativesIntégration des nouveaux employés : aider à l’intégration des nouveaux employés, à la planification, aux initiatives et à la mise en place d’une expérience exceptionnelleAmbassadeur(trice) de la marque : représenter Autodesk en tant qu’ambassadeur(trice) de la marque, en organisant des visites pour les clients, les visiteurs, les invités et les nouveaux employésExigences minimalesVous êtes titulaire d’un baccalauréat en commerce, en événementiel, en hôtellerie ou d’une expérience équivalente ; vous avez au moins 3 ans d’expérience en gestion de lieux de travail et d’événements, notamment dans l’hôtellerie et la gestion d’événements de grande envergureVous avez des compétences avancées : (Excel (capable d’exécuter des fonctions complexes), PowerPoint, Word) et une connaissance pratique de SharePointLa personne idéaleExpérience : expérience éprouvée en matière de gestion et de coordination d’événementsCompétences : solides compétences en matière d’organisation, de multitâche et de communicationFlexibilité : capacité à travailler selon un horaire flexible en fonction des besoinsCréativité : un don pour la résolution créative de problèmes et l’innovationMaîtrise des technologies : maîtrise des plateformes de médias sociaux et des outils de communication internesOrientation client : la passion d’offrir des expériences exceptionnelles aux clients___________________________________________________________________________Position Overview: Are you passionate about creating unforgettable event experiences? Do you thrive in dynamic environments and excel at managing every detail to perfection? Autodesk is seeking a dedicated and dynamic Workplace Event Experience Coordinator to join our team in Montreal. This role is pivotal in ensuring our events - both offsite and onsite - are executed flawlessly, leaving a lasting impression on all attendees.This role will be in onsite in our Montreal office and will report to Montreal Workplace Manager. ResponsibilitiesEvent Management: Be the primary point of contact for all event-related needs, ensuring best-in-class experiencesCoordination: Handle all elements of event requirements including menus, signage, room setup, AV, accounting, VIPs, parking, and off-site activitiesLogistics: Secure and manage meeting spaces, ensuring they meet the needs of the groupLiaison: Act as the main liaison with support vendors, AV teams, and accounting, ensuring seamless coordination and billingPreparation: Meet with event hosts 4-6 weeks prior to events to coordinate activities and cateringExecution: Oversee events, providing detailed recaps and distributing “Run of Show” documents to staffConsistency: Champion standards, event templates, and playbooks to ensure consistency across all Autodesk Conference Experience (ACE) spacesFeedback & Reporting: Monitor feedback, analyze data, and create insightful reports to continuously improve servicesBudget Management: Compile final budgets and ensure accurate input into relevant tools and dashboardsWorkplace ResponsibilitiesEvent Strategy Support: Champion and support all aspects of Workplace event strategy, planning, and executionCommunication: Update internal SharePoint sites and provide information to potential event plannersInnovation: Pilot new initiatives to automate, scale, and streamline event servicesSocial Media Influence: Become the Autodesk Montreal site social media influencer, driving engagement through creative content on Slack, MS Teams, and emailsSupport Roles: Serve as backup for reception and Workplace Coordinator, assisting with AV setup and other administrative tasksNew Hire Onboarding: Assist with new hire onboarding, planning, initiatives, and providing a stellar experienceBrand Ambassador: Represent Autodesk as a brand ambassador, providing tours to customers, visitors, guests, and new hiresMinimum QualificationsYou have a Bachelor's degree in business, events, hospitality or equivalent relevant experience; 3+ years' experience workplace and event management, including experience in hospitality and handling large eventsYou have advanced skills: (Excel (can perform complex functions) , PowerPoint, Word) and a working knowledge of SharePointThe Ideal CandidateExperience: Proven experience in event management and coordinationSkills: Strong organizational, multitasking, and communication skillsFlexibility: Ability to work a flexible schedule as neededCreativity: A knack for creative problem-solving and innovationTech-Savvy: Proficiency with social media platforms and internal communication toolsCustomer Focus: A passion for delivering exceptional customer experiences#LI-RB1Learn More / Plus d'informationAbout Autodesk / À propos d’AutodeskWelcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software – from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.We take great pride in our culture here at Autodesk – our Culture Code is at the core of everything we do. Our values and ways of working help our people thrive and realize their potential, which leads to even better outcomes for our customers.When you’re an Autodesker, you can be your whole, authentic self and do meaningful work that helps build a better future for all. Ready to shape the world and your future? Join us!Bienvenue à Autodesk ! Des choses incroyables sont créées chaque jour avec nos logiciels - des bâtiments les plus écologiques et des voitures les plus propres aux usines les plus intelligentes et aux plus grands films à succès. Nous aidons les innovateurs à transformer leurs idées en réalité, transformant non seulement la façon dont les choses sont faites, mais ce qui peut être fait.Nous sommes très fiers de notre culture ici chez Autodesk - notre code en matière de culture est au cœur de tout ce que nous faisons. Nos valeurs et nos méthodes de travail aident nos employés à prospérer et à réaliser leur potentiel, ce qui conduit à des résultats encore meilleurs pour nos clients.Lorsque vous êtes un employé Autodesk, vous pouvez être entier et authentique et effectuer un travail significatif qui aide à construire un avenir meilleur pour tous. Prêt à façonner le monde et votre avenir? Joignez-vous à nous !Salary transparency / Transparence salarialeSalary is one part of Autodesk’s competitive compensation package. Offers are based on the candidate’s experience and geographic location. In addition to base salaries, we also have a significant emphasis on discretionary annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock or long-term incentive cash grants, and a comprehensive benefits package.Le salaire est l'un des éléments de l'offre compétitive d'Autodesk. Les offres sont basées sur l'expérience et la situation géographique du candidat. Outre les salaires de base, nous accordons également une grande importance aux primes annuelles discrétionnaires en espèces, aux commissions pour les fonctions de vente, aux actions ou aux primes d'encouragement à long terme en espèces, ainsi qu'à un ensemble complet d'avantages sociaux.Diversity & Belonging / Diversité et appurtenanceWe take pride in cultivating a culture of belonging and an equitable workplace where everyone can thrive. Learn more here: https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belongingNous sommes fiers de cultiver une culture d’appartenance et un milieu de travail équitable où tout le monde peut s’épanouir. Pour en savoir plus, cliquez ici : https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belongingAre you an existing contractor or consultant with Autodesk? Êtes-vous un sous-traitant ou un consultant existant d’Autodesk ?Please search for open jobs and apply internally (not on this external site).Veuillez rechercher des emplois vacants et postuler à l’interne (pas sur ce site externe).
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