Coordinateur·trice de bureau Montréal / Office Coordinator Montreal

Upgrade is a fintech company that provides affordable and responsible credit, mobile banking, and payment products to everyday consumers. We were the fastest growing company in the Americas last year according to the Financial Times and Upgrade Card was the fastest growing credit card in America two years in a row. We have delivered over $25 billion in affordable and responsible credit to our 2.7M customers. The company is backed by some of the most prominent technology investors and was recently valued at $6.3B. We have built an energizing, collaborative and inclusive culture where team members help each other, learn and innovate to move the company and its customers in the right direction, and own the outcome of their efforts. Upgrade has been named a “Best Place to Work in the Bay Area” three years in a row, “Top Companies to work for in Arizona” and one of the "Best Engineering Department" awarded annually by Comparably. We've also received recognition for being a best company for Diversity, Women, Culture, and Veterans. We are looking for new team members who get excited about designing and delivering new and better products to join a team of 1600 talented and dedicated professionals. Come work with us if you like to tackle big problems and make a meaningful difference in people's lives.   À propos du rôle: Nous recherchons un·e Coordinateur·trice de Bureau pour rejoindre notre bureau dynamique et en pleine croissance à Montréal, Canada. Tu seras le cœur de notre espace de travail, en t'assurant que tout fonctionne de manière fluide et efficace. Ton rôle couvrira un large éventail de responsabilités, comprenant entre autres les tâches administratives, l'organisation d'événements dans divers lieux, l'évaluation des besoins de maintenance et la supervision de l'entretien général du bureau, ainsi que la prise en charge de tâches supplémentaires qui se présenteront à toi. Ce poste est parfait pour quelqu'un qui est très organisé·e, attentif·ve aux détails et qui aime porter plusieurs chapeaux!   Responsabilités: Superviser le fonctionnement du bureau physique, conformément aux politiques et procédures établies Améliorer l'aspect général du bureau, les installations et l'expérience des employés en créant ou en mettant à jour les processus et procédures nécessaires, conformément aux valeurs de l'entreprise et à la législation locale Prendre l'initiative de trouver des moyens d'améliorer les processus actuels et d'introduire de nouvelles idées concernant la logistique, l'administration, ou le fonctionnement du bureau Jouer un rôle dans la promotion d'une culture de bureau positive, y compris organiser des activités virtuelles et en personne, des célébrations pour les jours fériés nationaux et les étapes importantes des employés, et assurer un environnement de travail sain et sécuritaire Rechercher, planifier et exécuter des événements pour notre équipe canadienne - dîner hebdomadaires, 5 à 7, fêtes de fin d'année et d'été, etc. Cela peut impliquer des déplacements Gérer l'inventaire des collations, boissons, articles promotionnels et fournitures de bureau Rechercher, intégrer et gérer les fournisseurs du bureau et le budget (plantes, articles promotionnels, fournitures, collations et boissons, etc), en liaison avec le département comptable pour la facturation et le traitement des paiements Déterminer comment et quand interagir avec le gestionnaire du bâtiment pour coordonner les tâches de maintenance et de réparation du bureau et assurer un environnement de travail propre et sécuritaire Fournir un soutien administratif à l'équipe des Ressources Humaines et à d'autres départements selon les besoins, aidant à mettre en place les opérations et à soutenir la croissance de l'entreprise Gérer l'accueil selon les besoins, accueillir les visiteurs, répondre aux demandes des employés et recevoir les livraisons Traduire divers documents et communications entre l'anglais et le français et s'assurer que nous respectons les normes de conformité établies par l'Office québécoise de la langue française (OQLF)   Exigences: 2 ans d'expérience ou plus en administration ou dans un rôle similaire Un diplôme de bachelier·ère est préférable Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles Grande capacité à gérer les urgences avec un excellent suivi Proactif·ve, motivé·e et capable de travailler dans un environnement rapide Attitude positive et bon sens de l'humour Maîtrise de la suite Google et d'autres logiciels de gestion de bureau Capacité à voyager Capacité à soulever 10 kilogrammes Bilingue - français/anglais (vous ferez partie d'une équipe basée à San Francisco, mais vous collaborerez étroitement avec l'équipe RH à Montréal.)   About the Role: We are looking for an Office Coordinator to join our vibrant, growing office in Montreal, Canada. You'll be the heartbeat of our workspace, ensuring everything runs smoothly and efficiently. Your role will encompass a broad range of responsibilities, including administrative tasks, organizing events in various locations, assessing maintenance needs, and overseeing general office upkeep, as well as tackling additional duties that come your way. This role is perfect for someone who is highly organized, detail-oriented, and enjoys wearing many hats!   What You'll Do: Oversee the operations of the physical office, in compliance with established policies and procedures Elevate the overall office appearance, facilities, and employee experience by creating or updating necessary processes and procedures in line with company values and local legislation Take initiative to find ways to improve the current processes and introduce new ideas concerning logistics, administration, or how the office operates Play a role in fostering a positive office culture, including organizing virtual and in-person activities, celebrations for national holidays and employee milestones, and ensuring a healthy and safe work environment Research, plan, and execute events for our Canadian team - weekly lunch, happy hours, holiday and summer parties, etc. This may involve travel Manage the inventory for office snacks, drinks, swag, and office supplies Research, onboard, and manage office vendors and budget (plants, swag, supplies, snacks & beverages, etc), liaising with the accounting department on invoicing and processing payments Determine how and when to interface with the property manager to coordinate office maintenance and repair tasks and ensure a clean and safe working environment Provide administrative support to People Ops and other departments as required, helping streamline operations and support company growth Manage front desk as required, greeting visitors, dealing with employee inquiries, and receiving deliveries Translate a variety of documents and communications between English and French and ensure we meet the compliance standards set by the Office québécoise de la langue française (OQLF)   What We Look For: 2+ years experience in administration or a similar role Bachelor's degree preferred Excellent communication and interpersonal skills Strong sense of urgency and excellent follow-through skills Proactive, driven, and ability to work in a fast-paced environment Positive attitude and sense of humor Proficiency in Google Suite and other office management software Ability to travel Ability to lift 10 Kilograms Bilingual - French/English  What We Offer You:  Competitive salary and stock option plan 100% paid coverage of medical, dental and vision insurance  Unlimited vacation  Opportunities for professional growth and development   Paid parental leave Health & wellness initiatives #LI-Onsite We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status.