Contract Administrator

Your work days are brighter here.At Workday, it all began with a conversation over breakfast. When our founders met at a sunny California diner, they came up with an idea to revolutionize the enterprise software market. And when we began to rise, one thing that really set us apart was our culture. A culture which was driven by our value of putting our people first. And ever since, the happiness, development, and contribution of every Workmate is central to who we are. Our Workmates believe a healthy employee-centric, collaborative culture is the essential mix of ingredients for success in business. That’s why we look after our people, communities and the planet while still being profitable. Feel encouraged to shine, however that manifests: you don’t need to hide who you are. You can feel the energy and the passion, it's what makes us unique. Inspired to make a brighter work day for all and transform with us to the next stage of our growth journey? Bring your brightest version of you and have a brighter work day here.About the TeamThe Legal Contract Solutions team supports Workday’s Go To Market Legal team in a wide variety of transactional and in-depth work. This worldwide team comprises contract management professionals who handle work across Workday’s customer base and net new accounts. The team is asked to manage a large volume of requests and interact with several cross functional teams.Información sobre el equipoEl equipo de soluciones de contratos legales apoya al equipo legal Go To Market de Workday en diversas labores transaccionales y de fondo. Este equipo mundial está formado por profesionales de gestión de contratos que se encargan del trabajo de toda la base de clientes de Workday y de cuentas netas nuevas. El equipo debe gestionar un gran volumen de solicitudes e interactuar con varios equipos interfuncionales.About the RoleIn this role, you will assume a wide range of responsibilities, all of which will require critical thinking, innovation, and integrity. We are looking for someone with a solid work ethic, impeccable attention to detail, high energy, strong project management skills and a positive attitude.Workday is a fast-growing company, and you will need to prioritize, work independently and be proactive. The utmost confidentiality is imperative, as you will be working on sensitive projects and will be privy to confidential information.ResponsibilitiesNegotiating, structuring, and/or administrating contractual documents that establish business relationships with vendors, customers and/or partnersWork with sales and service teams as well as the legal department to structure contractsAnalyse contracts to ensure compliance to company policy, government specifications and other requirementsManage workflow for contract review process for a variety of contract types, beginning with receipt of requests for contract generation through routing for signatures and final distributionAssist with maintenance and improvements of contracts management processes and system as well as implementation and enforcement of contract policiesCoordinate with cross-functional teams during contract review, acting as a key contact for the legal department by providing guidance on commonly requested edits, non-standard terms, policies, questions, etc.Review proposed modifications to contracts and work with internal business partners and third parties to negotiate terms and acquire approvals for modifications as requiredDraft and revise contract wording to address various situations as they ariseMaintain processes between the legal department and other groups, collaborating to continually improve the contracts administration processProvide administrative and other support to in-house legal staff, including research, correspondence and record-keepingComplete assigned projects as determined by needs of the business and departmentInformación sobre la funciónEn este puesto, tendrá una amplia gama de responsabilidades, para las cuales es necesario contar con habilidades de pensamiento crítico, innovación e integridad. Buscamos a alguien con una sólida ética de trabajo, impecable atención al detalle, gran energía, fuertes habilidades de gestión de proyectos y una actitud positiva.​Workday es una empresa en rápido crecimiento, por lo que deberá establecer prioridades, trabajar de forma independiente y ser proactivo. Es imprescindible contar con un sentido de máxima confidencialidad, ya que trabajará en proyectos delicados y tendrá acceso a información confidencial.Responsabilidades Negociar, estructurar y/o administrar documentos contractuales que establezcan relaciones comerciales con proveedores, clientes y/o socios.Trabajar con los equipos de ventas y servicios, así como con el departamento jurídico, para estructurar los contratos.Analizar los contratos para garantizar el cumplimiento de la política de la empresa, las especificaciones gubernamentales y otros requisitos.Gestionar el flujo de trabajo para el proceso de revisión de contratos de diversos tipos, desde la recepción de solicitudes para la generación de contratos hasta su firma y distribución final.Colaborar en el mantenimiento y la mejora de los procesos y el sistema de gestión de contratos, así como en la aplicación y el cumplimiento de las políticas contractuales.Coordinarse con los equipos interfuncionales durante la revisión de los contratos, actuando como contacto clave para el departamento jurídico al proporcionar orientación sobre las ediciones más solicitadas, los términos no estándar, las políticas, las preguntas, etc.Revisar las modificaciones propuestas a los contratos y trabajar con socios comerciales internos y terceros para negociar los términos y obtener las aprobaciones para las modificaciones según sea necesario.Redactar y revisar la redacción de los contratos en función de las distintas situaciones que se planteen.Mantener los procesos entre el departamento jurídico y otros grupos, colaborando para mejorar continuamente el proceso de administración de contratos.Proporcionar apoyo administrativo al personal jurídico interno y también apoyar en la investigación, la correspondencia y el mantenimiento de registros.Completar los proyectos asignados en función de las necesidades de la empresa y del departamento.About YouBasic Qualifications3+years of experience managing contracts (including drafting and negotiation) in a corporate environmentBachelor’s Degree or equivalent   Other QualificationsProficient with SalesforceProficient in Word, Excel and PowerPointExperience with a contract management system, i.e. ApttusExperience with electronic signature software, i.e. EchoSign, DocusignAbility to set priorities, be flexible and handle multiple tasks, and to track and follow up on projectsDetail oriented, meticulous and strong organizational skillsExcellent communication and interpersonal skills while working collaboratively in a team environment Ability to work independently with minimum supervision, shift focus, adapt to changing priorities, maintain patience in high pressure situations and take initiative where appropriateAbility to work on short and long-term projectsAble and comfortable working with contract redlinesExcellent customer service skillsCourteous, flexible, highly organized, competent and reliable, proactive and uses independent judgmentQué esperamos de ustedCualificaciones básicasMás de 3 años de experiencia en gestión de contratos (incluyendo redacción y negociación) en un entorno corporativo.Licenciatura o equivalente   Otras cualificacionesDominio de SalesforceDominio de Word, Excel y PowerPointExperiencia con un sistema de gestión de contratos, por ejemplo ApttusExperiencia con software de firma electrónica, es decir, EchoSign, DocusignCapacidad para establecer prioridades, ser flexible y gestionar múltiples tareas, así como para controlar y dar seguimiento a los proyectos.Orientación al detalle, meticulosidad y gran capacidad de organizaciónExcelentes dotes de comunicación y habilidades interpersonales para trabajar en un entorno de colaboración. Capacidad para trabajar de forma independiente con una supervisión mínima, cambiar de enfoque, adaptarse a prioridades cambiantes, mantener la paciencia en situaciones de gran presión y tomar la iniciativa cuando sea apropiado.Capacidad para trabajar en proyectos a corto y largo plazoCapacidad y familiaridad con labores de revisión y modificación de contratos.Excelentes aptitudes de atención al clienteOtras cualidades: cortesía, flexibilidad, organización, competencia, confianza, proactividad y criterio propio.Our Approach to Flexible Work With Flex Work, we’re combining the best of both worlds: in-person time and remote. Our approach enables our teams to deepen connections, maintain a strong community, and do their best work. We know that flexibility can take shape in many ways, so rather than a number of required days in-office each week, we simply spend at least half (50%) of our time each quarter in the office or in the field with our customers, prospects, and partners (depending on role). This means you'll have the freedom to create a flexible schedule that caters to your business, team, and personal needs, while being intentional to make the most of time spent together. Those in our remote "home office" roles also have the opportunity to come together in our offices for important moments that matter.Are you being referred to one of our roles? If so, ask your connection at Workday about our Employee Referral process!