Who are we?Equinix is the world’s digital infrastructure company®, operating over 250 data centers across the globe. Digital leaders harness Equinix's trusted platform to bring together and interconnect foundational infrastructure at software speed. Equinix enables organizations to access all the right places, partners and possibilities to scale with agility, speed the launch of digital services, deliver world-class experiences and multiply their value, while supporting their sustainability goals. A career at Equinix means you will collaborate on work that impacts the world and be surrounded by endless opportunities to learn new skills and grow in varied directions. We embrace diversity in thought and contribution and are committed to providing an equitable work environment that is foundational to our core values as a company and is vital to our success. Executive AssistantJob SummaryWe seek a bright and enthusiastic professional for the Executive Assistant role to support our French MD. This is a highly visible role based in our office in Paris.Experience with supporting senior executives who run large global teams in a fast-paced and growing organization is strongly desired. You are dedicated and resourceful, have a customer-service mentality, and demonstrate extraordinary attention to detail and professionalism in all interactions. Do you possess solid organizational and communication skills and have proven experience handling challenging priorities daily? Then you should apply today.Responsibilities Meeting and Event Planning/PreparationOrganizes meetings and develops agendas and meeting materials (such as presentations and reports) as neededPrepares meeting rooms, ordering catering for both internal and external facing meetingsProviding a warm and friendly welcome for external visitors and greeting them upon arrivalPlans and organizes business unit special eventsSupport to the French Management TeamAssist the FMT every 2 weeks, notes and action taker (highly confidential)Drive projects as defined by the FMT during these meetingsReports to the FMT progresses, difficulties and successesCommunicationsMaintains confidentiality and professionally deals with highly sensitive informationActing as the first point of contact for external and internal inquiries, dealing with both difficult and sometimes highly confidential/sensitive issuesOwns the All Hands content, gathers all materials, and makes sure these events are top qualitySpecial ProjectsCoordinates special projects as needed, e.g., regular and ad hoc social and company eventsActs as the PMO for the French Management Team, with trans-functional projects, to make sure they are delivered on time, on purpose and on budget, gathering all required resourcesBudgeting and Expense ManagementManages departmental budgetsProcesses expense reports and POs and proactively manage these to completionCalendar Management and TravelCoordinates and manages complex calendars over multiple time zonesMakes travel arrangements as neededSupporting the wider senior management team when neededQualificationsAdvanced proficiency in Microsoft Applications, including Word, Excel, PowerPoint, and OutlookAbility to prioritize and re-prioritize in a dynamic environmentHighly organized and detail-oriented with an ability to work on your initiativeAbility to execute tasks and make decisions with little supervisionStandout colleague with a customer service focus and the ability to relate to employees with a wide variety of personalities and functional expertiseA great sense of humour is always appreciatedBachelor’s degree desiredExcellent written and verbal communication skillsFluency in English and French is a requirementExperience working as an Assistant or Executive Assistant supporting a VP or similarExperience working in a culturally diverse and global company is a plusDesire to thrive at Equinix and change the way the world connectsEquinix is committed to ensuring that our employment process is open to all individuals, including those with a disability. If you are a qualified candidate and need assistance or an accommodation, please let us know by completing this form.Equinix is an Equal Employment Opportunity and, in the U.S., an Affirmative Action employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to unlawful consideration of race, color, religion, creed, national or ethnic origin, ancestry, place of birth, citizenship, sex, pregnancy / childbirth or related medical conditions, sexual orientation, gender identity or expression, marital or domestic partnership status, age, veteran or military status, physical or mental disability, medical condition, genetic information, political / organizational affiliation, status as a victim or family member of a victim of crime or abuse, or any other status protected by applicable law.Qui sommes-nous ?Equinix est à ce jour la société d'infrastructure numérique la plus importante au monde.Exploitant plus de 240 datacentres à travers le monde, elle fournit des interconnexions à tous les principaux clouds et réseaux.Les entreprises ont aujourd’hui besoin d'un seul et même endroit afin de rassembler des infrastructures fragmentées et complexes, mais également de simplifier la gestion de tous les environnements de clouds, qu’ils soient privés ou publics.Notre plateforme mondiale permet aux clients de placer leurs infrastructures là où ils en ont besoin et ainsi de les connecter.Equinix est une entreprise mondiale en plein développement, comptant à ce jour plus de 20 années consécutives de croissance*.A travers notre portefeuille innovant de multiples produits et services à haute performance, nous avons créé le plus grand et le plus actif écosystème de plus de 10 000 entreprises dans le monde.Equinix c’est plus de 2.100 réseaux et plus de 3.000 fournisseurs de services informatiques et de cloud computing et ceci dans plus de 32 pays répartis sur cinq continents.Rejoindre notre équipe opérationnelle vous permettra d’être au premier plan de tout ce que nous faisons, en assurant la maintenance de l'infrastructure des installations critiques et ceci au sein d'une équipe soudée qui fournit le meilleur service possible à nos clients dans nos datacentres.Nous encourageons la diversité de pensée et nous nous engageons à fournir un environnement de travail équitable. Ceci étant une des bases fondamentales de nos valeurs en tant qu'entreprise et étant également un élément vital pour notre succès.Ce que nous offronsChez Equinix, nous avons le rôle et la mission de valoriser et de mettre en premier plan les différentes communautés que nous servons, de contribuer à leur sécurité ainsi que de prendre soin de nos équipes. Notre culture #IamSafeIBelongIMatter transcende et diffuse tout ce que nous faisons quotidiennement à travers Equinix.Chez Equinix, nous pensons que notre culture et nos valeurs sont au cœur de notre succès. Nos équipes sont authentiques, humbles et dévouées ce qui crée la « magie d'Equinix ». Nous savons que notre succès dépend de nos employés, c’est pourquoi nous nous efforçons d'offrir un environnement de travail positif où nous encourageons activement l’évolution, l'apprentissage et le développement de soi.De plus, nous offrons une rémunération attractive et de nombreux avantages, comme une prime annuelle liée aux résultats de l'entreprise et à vos objectifs individuels, une mutuelle familiale totalement prise en charge, un plan d'achat d'actions, des activités extra-professionnelles et des événements réguliers… une vraie culture d’entreprise qui valorise l'engagement, le respect et le plaisir au travail.Equinix est un employeur mettant l’accent sur le principe d’égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront considérés pour le poste et ceci sans prendre en considération les origines, la religion, le sexe, l'orientation ou l’identité sexuelle, l'âge, ou le handicap. Nous défendons activement la diversité grâce à une série de réseaux, dont, entre autres, « Black Connect », « Equinix Women's Leadership Network » et « Pride Connect ».Nous recherchons un(e) professionnel(le) brillant(e) et enthousiaste pour le poste d'assistant(e) de direction afin de soutenir notre directeur général français. Il s'agit d'un poste à haute visibilité basé dans nos bureaux à Paris.Une expérience dans l'accompagnement de cadres supérieurs à la tête de grandes équipes mondiales dans une organisation en pleine croissance est fortement souhaitée. Vous êtes dévoué(e) et débrouillard(e), vous avez une mentalité de service à la clientèle et vous faites preuve d'une attention extraordinaire aux détails et de professionnalisme dans toutes vos interactions. Vous possédez de solides compétences en matière d'organisation et de communication et avez une expérience avérée de la gestion quotidienne de priorités difficiles ? Dans ce cas, vous devez postuler dès aujourd'hui.ResponsabilitésPlanification/préparation de réunions et d'événementsOrganisation des réunions et élaboration des ordres du jour et des documents de réunion (tels que des présentations et des rapports) selon les besoinsPréparation des salles de réunion et commande des services de traiteur pour les réunions internes et externes.Accueil des visiteurs externesPlanification et organisation des événements spéciauxSoutien à l'équipe de gestion françaiseAssistance au CODIR, rédaction des PV (hautement confidentielles).Conduction des projets définis par le CODIR au cours de ces réunionsRendre compte au CODIR des progrès, des difficultés et des réussitesCommunicationMaintenir la confidentialité et traiter professionnellement des informations très sensiblesAgir en tant que premier point de contact pour les demandes externes et internes, en traitant des questions difficiles et parfois très confidentielles/sensiblesS'approprier le contenu de l'événement "All Hands", rassembler tous les documents et veiller à ce que ces événements soient d'une qualité irréprochableProjets spéciauxCoordonner les projets spéciaux selon les besoins, par exemple les événements sociaux et d'entreprise réguliers et ad hocAgir en tant que PMO pour le CODIR avec des projets trans-fonctionnels, afin de s'assurer qu'ils sont livrés à temps, dans le respect de l'objectif et du budget, en rassemblant toutes les ressources nécessairesBudgétisation et gestion des dépensesGestion des budgets des départementsTraiter les notes de frais et les bons de commande et les gérer de manière proactive jusqu'à ce qu'ils soient terminésGestion des calendriers et des voyagesCoordonner et gérer des calendriers complexes sur plusieurs fuseaux horairesOrganiser les déplacements en fonction des besoinsSoutenir le CODIR au sens large lorsque cela est nécessaireQualificationsMaîtrise avancée des applications Microsoft, notamment Word, Excel, PowerPoint et OutlookCompétences requises :Baccalauréat souhaitéSens aigu de l'organisation et du détail, avec une capacité à prendre des initiatives.Capacité à exécuter des tâches et à prendre des décisions avec peu de supervisionCollègue remarquable, axé sur le service à la clientèle et capable d'établir des relations avec des employés de personnalités et d'expertises fonctionnelles très diverses.Un grand sens de l'humour est toujours appréciéExcellentes aptitudes à la communication écrite et oraleLa maîtrise de l'anglais et du français est indispensableExpérience en tant qu'assistant ou assistant de direction auprès d'un vice-président ou d'un poste similaireUne expérience de travail au sein d'une entreprise internationale et culturellement diversifiée est un plusVous voulez en savoir plus ?Nous avons hâte de vous rencontrer ! https://careers.equinix.com/fr/homepage?utm_source=dotcom
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